Polityka prywatności i plików cookies serwisu Promes Mielno

Wersja 1.0, obowiązująca od 12 sierpnia 2026 r.

Niniejsza Polityka opisuje zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii w serwisie internetowym dostępnym pod adresem https://promesmielno.pl/, zwanym dalej „Serwisem”.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Promes Marta Lawrenc-Rybak, prowadząca działalność pod adresem: ul. Północna 2C, 76-032 Mielno, NIP: 4990287119, zwana dalej „Administratorem”.

Z Administratorem można skontaktować się:

• listownie: ul. Północna 2C, 76-032 Mielno,
• telefonicznie: +48 780 068 009,
• pocztą elektroniczną: dworekjonatan@wp.pl.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.

2. Jakie dane mogą być przetwarzane

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu Administrator może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail i numer telefonu,
• dane podane w treści wiadomości lub zapytania,
• dane potrzebne do dokonania i obsługi rezerwacji, w tym termin pobytu, liczba gości, wybrany pokój lub oferta oraz informacje dotyczące płatności,
• dane rozliczeniowe i dane wymagane do wystawienia dokumentu księgowego,
• adres IP, identyfikatory internetowe oraz informacje techniczne dotyczące urządzenia, przeglądarki i sposobu korzystania z Serwisu,
• informacje zapisywane za pomocą plików cookies i podobnych technologii, jeżeli użytkownik wyraził odpowiednią zgodę albo ich użycie jest niezbędne do działania Serwisu.

Administrator nie żąda podawania szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak informacje o zdrowiu. Jeżeli użytkownik z własnej inicjatywy przekaże takie informacje, powinien ograniczyć je do minimum niezbędnego do realizacji pobytu lub szczególnej prośby.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

1. Obsługa zapytań przesłanych przez formularz, e-mail lub telefon – w celu odpowiedzi na wiadomość, podjęcia działań na żądanie użytkownika przed zawarciem umowy oraz prowadzenia dalszej korespondencji. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w pozostałym zakresie prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji i udzielaniu odpowiedzi, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
2. Dokonanie i obsługa rezerwacji oraz realizacja usługi noclegowej – w tym potwierdzenie dostępności, ustalenie ceny, kontakt dotyczący pobytu, obsługa zmian lub anulowania rezerwacji i rozliczenie usługi. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
3. Obsługa płatności online – w celu zainicjowania, potwierdzenia i rozliczenia płatności za rezerwację lub zadatek. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz, w zakresie obowiązków księgowych i podatkowych, art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4. Realizacja obowiązków prawnych – w szczególności obowiązków podatkowych, rachunkowych i związanych z dokumentowaniem sprzedaży. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
5. Rozpatrywanie reklamacji oraz ustalanie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona jego praw i prowadzenie dokumentacji dotyczącej świadczonych usług.
6. Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu – w tym prowadzenie logów technicznych, wykrywanie błędów, przeciwdziałanie nadużyciom i ochrona Serwisu. Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
7. Zapamiętywanie preferencji, wyświetlanie zewnętrznych funkcji oraz prowadzenie statystyk – gdy wymaga to dostępu do informacji w urządzeniu użytkownika, podstawą jest jego zgoda wyrażona za pomocą panelu CookieYes, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Administrator nie wykorzystuje danych z formularza kontaktowego do przesyłania informacji handlowych bez odrębnej podstawy prawnej.

4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale brak danych niezbędnych do kontaktu może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.

Podanie danych oznaczonych jako wymagane podczas rezerwacji jest konieczne do zawarcia i wykonania umowy dotyczącej usługi noclegowej. Brak tych danych może uniemożliwić dokonanie lub realizację rezerwacji.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia usług, w szczególności:

• dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, obsługi technicznej i bezpieczeństwa Serwisu,
• dostawcom usług księgowych, prawnych lub informatycznych,
• NFHotel Sp. z o.o., ul. Karkonoska 20A, 58-540 Karpacz, NIP 6112811296 – w związku z działaniem systemu rezerwacji NFHotel Booking Engine,
• PayPro S.A., ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, działającej pod marką Przelewy24 – po uruchomieniu płatności online i w zakresie niezbędnym do obsługi transakcji,
• podmiotom świadczącym usługi bankowe, płatnicze lub rozliczeniowe,
• Google Ireland Limited i podmiotom z grupy Google – w związku z osadzoną Mapą Google oraz, jeśli zostaną włączone, innymi usługami Google,
• CookieYes Limited, 3 Warren Yard, Warren Park, Wolverton Mill, Milton Keynes, MK12 5NW, Wielka Brytania – w związku z zarządzaniem zgodami na pliki cookies,
• operatorom systemów wysyłających wiadomości e-mail lub SMS związane z rezerwacją,
• organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

W zależności od usługi wskazane podmioty mogą działać jako podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora albo jako odrębni administratorzy danych, zgodnie z własnymi warunkami i politykami prywatności.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologii, w szczególności podmioty z grupy Google oraz CookieYes, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono na podstawie mechanizmów dopuszczonych przez RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innej właściwej podstawy prawnej. Szczegółowe informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać u Administratora lub w politykach prywatności danego dostawcy.

7. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to konieczne do celu, w którym zostały zebrane:

• dane z zapytań – przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji, a następnie do upływu okresu, w którym mogą powstać związane z nią roszczenia,
• dane związane z rezerwacją i pobytem – przez czas wykonania umowy, a następnie do czasu wygaśnięcia obowiązków prawnych lub upływu terminów przedawnienia roszczeń,
• dokumentacja księgowa i podatkowa – przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub utraty przydatności danych dla celu, którego zgoda dotyczy,
• informacje o udzielonej lub wycofanej zgodzie – przez okres niezbędny do wykazania zgodności działania Administratora z prawem,
• logi techniczne – przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane albo anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania nieprawidłowych danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądanie dotyczące realizacji praw można przesłać na adres pocztowy lub adres e-mail Administratora podany w punkcie 1. Przed realizacją żądania Administrator może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej wniosek.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Poszczególne prawa mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO lub innych przepisów.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

System rezerwacji może automatycznie obliczać dostępność, cenę i wysokość płatności na podstawie wybranego terminu, liczby osób, rodzaju pokoju oraz ustawionych warunków oferty. Takie obliczenia służą przedstawieniu i realizacji wybranej przez użytkownika oferty.

10. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis wykorzystuje pliki cookies, czyli niewielkie pliki tekstowe zapisywane lub odczytywane na urządzeniu użytkownika, oraz podobne technologie. Mogą one służyć do prawidłowego działania Serwisu, zapamiętywania wyborów, udostępniania funkcji zewnętrznych i tworzenia statystyk.

W Serwisie mogą występować następujące kategorie:

1. Niezbędne – konieczne do działania Serwisu, zapewnienia bezpieczeństwa, zapamiętania wyboru dotyczącego cookies lub realizacji funkcji wyraźnie żądanej przez użytkownika. Nie można ich wyłączyć za pomocą panelu zgód.
2. Funkcjonalne – umożliwiają korzystanie z dodatkowych funkcji, takich jak osadzona Mapa Google lub wybrane elementy systemu rezerwacji. Są uruchamiane po wyrażeniu odpowiedniej zgody, jeżeli ich działanie nie jest niezbędne do usługi żądanej przez użytkownika.
3. Analityczne lub wydajnościowe – pomagają mierzyć ruch i sposób korzystania z Serwisu oraz poprawiać jego działanie. Są uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu zgody.
4. Reklamowe – mogą służyć do personalizacji i pomiaru reklam. Są uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu zgody. Jeżeli Serwis nie korzysta z takich narzędzi, kategoria ta może pozostać pusta.

Aktualna lista wykorzystywanych plików cookies, ich dostawców, celów i okresów działania jest dostępna w panelu „Dostosuj preferencje dotyczące zgody” wyświetlanym przez CookieYes.

Użytkownik może:

• zaakceptować wszystkie opcjonalne pliki cookies,
• odrzucić wszystkie opcjonalne pliki cookies,
• wybrać poszczególne kategorie,
• zmienić lub wycofać zgodę w dowolnym momencie za pomocą przycisku ustawień cookies dostępnego w Serwisie.

Użytkownik może również zarządzać plikami cookies w ustawieniach swojej przeglądarki. Wyłączenie plików niezbędnych albo usunięcie zapisanych danych może wpłynąć na działanie niektórych funkcji Serwisu.

11. Usługi zewnętrzne

NFHotel Booking Engine

Serwis korzysta z systemu NFHotel do sprawdzania dostępności, kalkulacji ceny, przyjmowania i obsługi rezerwacji oraz przekazywania potwierdzeń. Dane wprowadzone w module rezerwacji mogą być przetwarzane w infrastrukturze NFHotel na potrzeby realizacji rezerwacji.

Informacje dostawcy: https://nfhotel.pl/polityka-prywatnosci-aplikacji-nfhotel

Przelewy24

Po uruchomieniu płatności online dane potrzebne do przeprowadzenia transakcji mogą zostać przekazane PayPro S.A., operatorowi systemu Przelewy24. Operator może działać jako odrębny administrator danych w zakresie realizacji obowiązków związanych z usługą płatniczą.

Polityka prywatności operatora: https://www.przelewy24.pl/polityka-prywatnosci

Mapa Google

Serwis zawiera osadzoną Mapę Google. Po jej uruchomieniu Google może otrzymywać informacje techniczne, takie jak adres IP, dane urządzenia i przeglądarki oraz informacje o interakcji z mapą. Mapa powinna być ładowana po wyrażeniu zgody na właściwą kategorię cookies.

Polityka prywatności Google: https://policies.google.com/privacy?hl=pl

CookieYes

CookieYes jest wykorzystywany do wyświetlania banera cookies, zapisywania wyborów użytkownika i zarządzania zgodami. Plik zapisujący wybór dotyczący zgody jest plikiem niezbędnym.

Polityka prywatności CookieYes: https://www.cookieyes.com/privacy-policy/

12. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych przed utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem. Połączenie z Serwisem jest szyfrowane z wykorzystaniem protokołu HTTPS. Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do realizacji określonych zadań.

13. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany przepisów, funkcjonalności Serwisu, sposobu przetwarzania danych albo wykorzystywanych usługodawców. Aktualna wersja jest zawsze publikowana w Serwisie wraz z datą obowiązywania.